Software für Zeitarbeit / Personaldienstleistungen

Warum eine Software?

Die zunehmende Komplexität der Arbeitnehmerüberlassung und die damit einhergehende notwendige Überwachung von gesetzlichen Vorgaben und monetären Richtlinien macht den Einsatz einer Software im Bereich der Zeitarbeit / Personaldienstleistungen unerlässlich.

Moderne Softwarelösungen für die Zeitarbeitsbranche überwachen alle Prozesse im Hintergrund und vereinfachen die Arbeit von Personaldienstleistern und Zeitarbeitsfirmen.

Tipp der Redaktion: Personal-DIALOG

Eine der Softwarelösungen, die - mit über 30 Jahren - mit am längsten am Markt besteht, und mit der viele Nutzer unseres Portals bereits sehr gute Erfahrungen gemacht haben, ist Personal-DIALOG. Das ist Anlass für uns, diese Branchensoftware etwas näher zu beleuchten.

Die Produktpalette der Data Dialog EDV-Systeme GmbH ist logisch aufgebaut und unterteilt sich in die folgenden drei Bereiche:

Was sollte eine Software für Zeitarbeit enthalten?

Eine Branchenlösung sollte folgende Bereiche digital abbilden:

• Recruiting:

  Die Personalbeschaffung ist eine der Hauptaufgaben eines Personaldienstleisters: Mitarbeiter für Kundeneinsätze sind ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

  Mithilfe einer guten Recruiting-Software lassen sich im Handumdrehen tolle Stellenanzeigen erstellen und mittels Multiposting zielgruppengenau auf den gewünschten Jobbörsen platzieren.

  Bewerber-Management-Systeme - wie Bewerber-Online - bieten umfangreiche Controlling-Funktionen: dadurch behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Recruiting-Aktivitäten, beispielsweise die Entwicklung von Bewerbungseingängen und Klicks auf Ihre Stellenangebote, Angaben zu Bewerber-Quellen, Messungen von Kanalaktivitäten und aktuelle Trends.

• Stammdaten-Verwaltung:

  Mitarbeiter, Bewerber, Kunden und Interessenten sind wichtige Akteure in der Zeitarbeitsbranche: Der Personaldienstleister stellt einem Entleiher vorübergehend Arbeitskräfte zur Verfügung. Alle Personen- und Unternehmensstammdaten müssen permanent verwaltet und aktualisiert werden.

  In modernen Zeitarbeits-Systemen - wie Personal-DIALOG - können Anwender Personen- und Unternehmensdaten zentral in einer Software abbilden und bearbeiten. Im Hintergrund aktive Assistenten prüfen die Vollständigkeit der erforderlichen Angaben und Dokumente.

  Über ein Dokumenten-Archiv können Dokumente jederzeit abgerufen und eingesehen werden. Durch sogenannte Dublettenprüfungen wird eine doppelte Datenhaltung vermieden und eine bessere Datenqualität erzielt.

• Auftrags-Management:

  Zeitarbeitsunternehmen stehen vor der Herausforderung, den Überblick über alle laufenden und anstehenden Aufträge zu behalten - und gleichzeitig die Verfügbarkeiten zu prüfen.

  Der Organisations- und Koordinationsaufwand ist gerade in Zeiten von Auftragsspitzen wichtig. Anwender verwalten ihre Auftragsdaten zentral in ihrer Zeitarbeitssoftware – idealerweise auch per App / Online-Zugang.

• Disposition:

  Ein Disponent muss in der Lage sein, flexibel auf den Personalbedarf der Kunden zu reagieren. Er koordiniert den Einsatz von Zeitarbeitskräften im Kundenunternehmen und steht in engem Kontakt mit dem Kunden.

  Um schnell auf Kundenwünsche reagieren zu können, sollte eine Software die Abläufe nicht bremsen, sondern beschleunigen. Moderne Softwaresysteme für Zeitarbeit bieten daher die Möglichkeit, Mitarbeiter über Drag and Drop in Sekundenschnelle den Einsatz wechseln zu lassen. Insbesondere bei täglich wechselnden Einsätzen - wie beispielsweise im Pflege - oder Eventbereich - ist die Unterstützung und Assistenz einer guten Software unabdingbar.

• Einsatz-Controlling:

  Sind alle arbeitsschutzrelevanten Kriterien erfüllt? Sind alle Tage ab Einstellungsbeginn belegt? Sind Tätigkeitsnachweise korrekt und vollständig? Welche Branchenzuschläge erhalten die Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt?

  Hierbei handelt es sich nur um einige wenige Fragen, bei denen der Disponent aussagekräftig sein muss. Mit einer modernen Software behalten Sie alle Einsätze - grafisch aufbereitet - im Überblick und werden im Rahmen von Hintergrundprüfungen auf erforderliche Maßnahmen hingewiesen.

• Zeiterfassung:

  Für eine fehlerfreie Rechnungsstellung und Bruttolohnberechnung sind Personaldienstleister auf korrekte Zeiterfassungen ihrer Mitarbeiter angewiesen.

  Im Idealfall erhalten externe Mitarbeiter die Möglichkeit, über eine App bzw. über einen Web-Online-Zugang, ihre Zeiten in einem Softwaresystem zu erfassen, das über Plausibilitätsprüfungen falsche Eingabe direkt erkennt und bemängelt.

  Personal-DIALOG Mobil bietet beispielsweise externen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten in Echtzeit zu erfassen und einen Stundennachweis im PDF-Format mit digitaler Unterschrift des Kunden / Vorarbeiters zu generieren.

  Eine Möglichkeit zum Import von Zeiterfassungen aus externen Zeiterfassungssystemen sollte ebenfalls vorgesehen sein.

• AÜG-Überwachung:

  Mit Inkrafttreten der Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) am 01.04.2017 wurden Personaldienstleister vor neue Herausforderungen gestellt: Zeitarbeitskräfte haben nach 9 bzw. 15 Monaten ununterbrochener Arbeit im gleichen Einsatzbetrieb Anspruch auf gleiches Entgelt, also eine gleichwertige Vergütung wie reguläre Arbeitnehmer im Kundenunternehmen. Fristen und Unterbrechungen müssen genau datiert und eingehalten werden.

  Software-Systeme wie Personal-DIALOG bieten alle notwendigen Features für Equal-Pay, Equal Treatment und Höchstüberlassungsdauer. Die automatisierte Verarbeitung von Equal Pay und die integrierte Stichtagsberechnung sparen dem Anwender Zeit und Ressourcen. Die Software berechnet automatisch die Fristen.

  Der AÜG-Assistent signalisiert dem Benutzer entsprechende Warnungen, sobald Fristen erreicht bzw. überschritten werden.

• DSGVO-Überwachung:

  Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten für alle Unternehmen verschärfte Regeln zum Datenschutz. Verstöße werden mit hohen Bußgeldern belegt.

  Software-Systeme wie Bewerber-Online und Personal-DIALOG bringen standardmäßig alle notwendigen Werkzeuge mit, um der DSGVO-Verordnung komfortabel gerecht zu werden.

• Sanktionslisten-Prüfungen:

  Die EU-Sanktionsprüfung moderner Systeme für Personaldienstleister gleicht im Hintergrund Bewerberdaten mit den Sanktionslisten der EU ab.

  Die Grundlage hierfür ist, dass der Terrorismus eine Bedrohung unserer freiheitlich demokratischen Gesellschaft darstellt und jede Form der Finanzierung zu verhindern ist. Zu diesem Zweck existiert die EU-Terrorliste, die seit dem 9.11.2001 eine Liste von Personen enthält, die entweder an Anschlägen beteiligt waren oder mit diesen in Verbindung gebracht werden.

  Idealerweise wird diese Prüfung bereits im Recruiting-Prozess durch das Recruiting-Tool (bspw. Bewerber-Online) durchgeführt.

Fazit

Die zunehmende Komplexität des Personaldienstleistungsprozesses macht ein modernes Softwaresystem als zuverlässigen Begleiter mittlerweile unabdingbar: Equal-Pay, Höchstüberlassungsdauer, Branchenzuschläge, Fristberechnungen, verschiedene Tarife, DSGVO etc. werden somit zum "Kinderspiel".

Neben den notwendigen Prüfungen für eine gesetzeskonforme Arbeit sollte die Software auch über komfortable Dispositions-, Zeiterfassungs- und Controlling-Funktionen verfügen.

Der Einsatz einer Software lässt sich mit folgenden Zielen zusammenfassen: Sicherheit, Automatisierung, Beschleunigung, Reduzierung der Fehlerquote.